DOKUMENTY I INFORMACJE
Do każdej czynności notarialnej niezbędne jest przedstawienie Notariuszowi ważnych dokumentów stwierdzających tożsamość strony (stron) czynności, tj. dowodu osobistego lub paszportu.
W przypadku osób prawnych dodatkowo wymagany jest numer KRS, REGON, NIP, a w przypadku przedsiębiorców - osób fizycznych numer NIP.
DANE OSÓB FIZYCZNYCH STAWAJACYCH DO AKTU LUB ŻĄDAJĄCYCH POŚWIADCZENIA
- imiona i nazwisko,
- w większości przypadków - numer PESEL,
- kraj urodzenia,
- dla osób zamieszkałych za granicą nie posiadających numeru PESEL - data i kraj urodzenia,
- w większości przypadków - imiona rodziców,
- adres zamieszkania i adres do doręczeń korespondencji (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),
- seria i numer dowodu tożsamości z datą ważności.
W przypadku działania przez pełnomocnika oprócz w/w danych pełnomocnika, konieczne jest przedłożenie w oryginale dokumentu pełnomocnictwa (wypis aktu notarialnego zawierającego pełnomocnictwo).
Jeśli strona czynności pozostaje w związku małżeńskim, w którym małżonkowie zawarli umowę małżeńską majątkową – do wglądu wypis tej umowy.
Podstawowe dokumenty i informacje wymagane przy czynnościach ze spółkami prawa handlowego:
- numer KRS,
- umowa spółki (z o.o. lub spółki handlowej osobowej) lub statut spółki akcyjnej – do wglądu ostatni tekst jednolity podpisany przez Zarząd lub wspólników uprawnionych do reprezentacji,
- uchwała właściwego organu spółki zawierająca zgodę na dokonanie dokumentowanej przez notariusza czynności prawnej,
- w niektórych przypadkach - podpisana przez zarząd aktualna lista wspólników.
NIEZBĘDNE DOKUMENTY I INFORMACJE DO POSZCZEGÓLNYCH CZYNNOŚCI
Poniżej podane są wymagane dokumenty i informacje niezbędne do dokonania czynności notarialnych w najbardziej typowych sytuacjach. Do każdej sprawy Notariusz podchodzi indywidualnie, dlatego wskazany jest wcześniejszy kontakt z Notariuszem lub Pracownikami Kancelarii w celu ustalenia właściwych dla danego przypadku dokumentów i informacji.
1. Pełnomocnictwo:
- zakres pełnomocnictwa,
- dane Mocodawcy i pełnomocnika.
2. Testament:
- dane spadkobiercy (-ów), zapisobiercy (-ów), zapisobiercy (-ów) windykacyjnego (-ych), dane wydziedziczonego,
- w przypadku testamentu zawierającego zapis windykacyjny – informacje indywidualizujące przedmiot zapisu (np. numer księgi wieczystej nieruchomości).
3. Podstawowe dokumenty i informacje wymagane przy zbyciu (np. sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) lokalu stanowiącego odrębną własność:
- aktualny odpis księgi wieczystej,
- do wglądu dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia przez zbywcę lokalu w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
- warunki umowy (cena/ wartość lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron, w przypadku darowizny – informacja czy zbywca zastrzega sobie prawo zamieszkiwania w lokalu w formie służebności lub użytkowania),
- w przypadku umowy sprzedaży - świadectwo charakterystyki energetycznej,
- w przypadku umowy sprzedaży – zaświadczenie urzędu Gminy/Miasta dotyczące rewitalizacji,
- zaświadczenie wspólnoty mieszkaniowej o braku zadłużeń i ewentualnych zaciągniętych przez wspólnotę kredytach na sfinansowanie prac związanych z nieruchomością wspólną,
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
- w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczystoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki.
4. Podstawowe dokumenty i informacje wymagane przy zbyciu (np. sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
- aktualny odpis księgi wieczystej, jeśli dla zbywanego prawa jest prowadzona księga wieczysta,
- aktualne zaświadczenie Spółdzielni Mieszkaniowej wydane dla potrzeb zbycia,
- aktualne zaświadczenie Spółdzielni Mieszkaniowej wydane dla potrzeb założenia księgi wieczystej (jeśli w umowie ma być zawarte żądanie założenia księgi wieczystej dla zbywanego prawa do lokalu),
- do wglądu dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. przydział lokalu lub akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia przez zbywcę prawa do lokalu w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art.19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
- warunki umowy (cena/ wartość prawa do lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron),
- w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczytoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki.
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
- w przypadku umowy sprzedaży - świadectwo charakterystyki energetycznej.
5. Podstawowe dokumenty i informacje wymagane przy zbyciu zbyciu (np. sprzedaż, zamiana, darowizna, umowne zniesienie współwłasności) nieruchomości gruntowych (zabudowanych czy niezabudowanych):
- aktualny odpis księgi wieczystej,
- do wglądu dokument stanowiący podstawę nabycia, tj. np. akt notarialny lub sądowe postanowienie wydane w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- w przypadku nabycia nieruchomości przez zbywcę w spadku (bez względu na datę otwarcia spadku) lub na podstawie darowizny czy nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 1 stycznia 2007r. - zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, z którego wynika uregulowanie sprawy podatku od spadków i darowizn (wydane w trybie art 19 ust.6 ustawy o podatku od spadków i darowizn),
- zaświadczenie (lub wypis z planu) właściwego organu gminy miejsca położenia nieruchomości o jej przeznaczeniu w obowiązującym planie zagospodarowania przestrzennego (z datą jego uchwalenia oraz datą i miejscem publikacji) lub o braku planu i ewentualnych zapisach w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy,
- zaświadczenie właściwego organu gminy miejsca położenia nieruchomości informujące czy przedmiotowa nieruchomość (działka) nie jest położona na obszarze rewitalizacji lub na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 09.10.2015 r. o rewitalizacji (o ile treść ta nie została ujęta w wydanym zaświadczeniu o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego),
- ostateczna decyzja o warunkach zabudowy (jeśli została wydana),
- ostateczna decyzja o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę (jeśli została wydana),
- zaświadczenie właściwego Starosty, że przedmiotowa nieruchomość (działka) nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów (art.19 ust.3 ustawy z dnia 28.09.1991 roku o lasach),
- aktualny wypis z rej. gruntów (i wyrys) zbywanej działki (działek) - z zaznaczeniem, że dokument ten przeznaczony jest do wpisu w księdze wieczystej,
- inne dokumenty geodezyjne – zależnie od stanu faktycznego,
- w przypadku umowy sprzedaży budynku - świadectwo charakterystyki energetycznej,
- zaświadczenie, że w budynku nikt nie jest zameldowany,
- informacja co do stanu faktycznego nieruchomości – czy na jej terenie znajdują się grunty pokryte śródlądowymi wodami stojącymi lub wodami płynącymi, czy znajduje się na terenie nieruchomości las,
- warunki umowy (cena/ wartość lokalu, w przypadku sprzedaży – termin i warunki płatności ceny, termin wydania lokalu nabywcy, kto ponosi koszty umowy, inne ważne ustalenia stron, w przypadku darowizny – informacja czy zbywca zastrzega sobie prawo zamieszkiwania w budynku w formie służebności lub użytkowania),
- w przypadku umowy sprzedaży, jeśli nabywca finansuje zakup z kredytu bankowego – do wglądu podpisana umowa kredytowa oraz do przekazania właściwemu sądowi wieczystoksięgowemu – oświadczenie banku do wpisu hipoteki.
6. Podstawowe dokumenty wymagane przy umowie małżeńskiej majątkowej:
- do wglądu odpis skrócony aktu małżeństwa (dot. umów zawieranych po zawarciu małżeństwa),
- poprzednia umowa (jeśli była zawierana).
7. Podstawowe dokumenty wymagane do oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- w przypadku odrzucania spadku - informacje o członkach rodziny (imiona, nazwiska, adresy, stopień pokrewieństwa w stosunku do zmarłego), którzy wejdą w krąg spadkobierców w razie odrzucenia spadku,
- w przypadku odrzucania spadku w imieniu małoletniego - odpis skrócony aktu urodzenia małoletniego, odpis prawomocnego postanowienia sądu rodzinnego zawierającego zgodę na odrzucenie spadku, chyba że zezwolenie nie jest wymagane na podstawie art. 101 § 4 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
8. Podstawowe dokumenty wymagane przy procedurze notarialnego poświadczenia dziedziczenia:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy wydany po dacie zgonu spadkodawcy,
- odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców (akty urodzenia dzieci noszących nazwisko spadkodawcy, akty małżeństw dzieci spadkodawcy, które zmieniły nazwiska, akty zgonu zstępnych zmarłych przed spadkodawcą),
- zaświadczenie organu gminy o numerze PESEL osoby zmarłej lub jej dowód osobisty,
- wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty,
- wypisy aktów notarialnych umów o zrzeczenie się dziedziczenia, oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,
- w przypadku dziedziczenia przez cudzoziemców - informacja o wchodzących w skład spadku nieruchomościach (własność lub wieczyste użytkowanie nieruchomości) położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub udziałach, akcjach lub ogóle praw i obowiązków w spółce handlowej będącej właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
- czy w skład spadku nie wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym (NIP spadkodawcy).
Należy złożyć oryginały dokumentów. Większość ze złożonych dokumentów pozostaje u Notariusza i nie jest zwracana klientom.
9. Podstawowe dokumenty wymagane przy zawiązaniu spółki prawa handlowego:
- dane wspólników – założycieli,
- firma (nazwa) i siedziba spółki,
- przedmiot działalności zgodnie z PKD,
- wysokość kapitału zakładowego (wkładów) i udziałów poszczególnych wspólników.
